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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG) welches am 02.07.2023 in Kraft getreten ist, setzt die Vorgaben der sog. „Whistleblower-Richtlinie“ (verspätet) in nationales Recht um. Danach sind auch Unternehmen mit durchschnittlich mehr als 50 Beschäftigten ab dem 17.12.2023 zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen diese Pflicht bereits seit Inkrafttreten des HinschG umsetzen.

Sinn und Zweck des HinschG – Schutz der Hinweisgeber

Das HinschG verfolgt den Zweck, Hinweisgeber, sog. Whistleblower, vor Benachteiligungen wie Kündigung oder Abmahnungen zu schützen, die ihnen aufgrund ihrer Meldung drohen könnten. Unter „hinweisgebenden Personen“ im Sinne des HinSchG sind natürliche Personen zu verstehen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, z. B. Arbeitnehmer, Praktikanten, Unterauftragnehmer, Mitarbeiter von Auftragnehmern oder auch Dritte, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen und im beruflichen Kontext Repressalien erleiden können. Ihre Hinweise sorgen dafür, Rechtsverstöße aufzudecken, damit diese untersucht, verfolgt und unterbunden werden können. Damit können Unternehmen Reputationsschäden und auch Bußgelder vermeiden, wenn Probleme intern erkannt und gelöst werden können.

Verstöße nach dem HinSchG

Das HinSchG enthält eine abschließende Liste, welche Verstöße dem Anwendungsbereich unterfallen und damit der Meldung und Offenlegung unterliegen. Hinweisgeber genießen den Schutz des HinSchG u.a. bei Meldung folgender Verstöße:

• Verstöße, die strafbewehrt sind
• Verstöße, die bußgeldbewährt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, beispielsweise
  •  Gesundheitsschutz,
  • Arbeitsschutz,
  • Verstöße gegen das Mindestlohngesetz
• sonstige Verstöße gegen nationale Gesetze sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft, beispielsweise
  • Regelung der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes,
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit,
  •  Datenschutz,
  •  Produktsicherheit,
  •  Umweltschutz,
  • Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten,
  • Sicherheit der Informationstechnik,
  • Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Aufgaben der internen Meldestelle

Der Gesetzgeber verpflichtet Beschäftigungsgeber nach dem HinSchG eine interne Meldestelle mit Meldekanälen einzurichten, § 12 HinSchG, und ein Meldeverfahren ein- und auch durchzuführen, § 17 HinSchG. Die interne Meldestelle hat diese Meldekanäle zu betreiben, das Meldeverfahren zu führen und ggf. auch Folgemaßnahmen wie beispielsweise die Durchführung interner Untersuchungen zu ergreifen. An die Person, die die interne Meldestelle betreibt, werden jedoch einige Anforderungen gestellt. So muss der Arbeitnehmer in seiner Amtsführung unabhängig sein und u. a. über die notwendige Fachkunde verfügen, also sowohl mit den Aufgaben als auch mit den Pflichten als Meldestelle betraut zu sein. Insbesondere muss der zuständige Arbeitnehmer das Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG beachten, welches sowohl zugunsten des Hinweisgebers als auch zugunsten der Personen, die in der Meldung genannt werden, besteht.

Datenschutz beachten

Durch die Bearbeitung von Meldungen und Hinweisen werden durch die Meldestelle personenbezogene Daten verarbeitet. Das HinSchG selbst regelt jedoch lediglich Dokumentations- und Löschpflichten sowie die Voraussetzungen der Weitergabe der Hinweise. Dies bedeutet, dass Sie darüber hinaus auch die Vorgaben der DSGVO einzuhalten haben. Im Einzelnen sind die Hinweisgeber als Betroffene über die Datenverarbeitung zu informieren, z. B. innerhalb Ihrer Datenschutzerklärung, es sind Betroffenenrechte wie die Löschung zu erfüllen, aber auch Aufbewahrungspflichten zu beachten. Ob der Schutz der Identität der Hinweisgeber von dem datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch in der Praxis eventuell unterlaufen werden kann, sodass der Schutz des Hinweisgebers gefährdet ist, wird die Zeit zeigen.

Keine Angst vor der Einrichtung einer internen Meldestelle

Sofern Sie zur Implementierung einer Meldestelle verpflichtet sind, sollte dies fristgerecht umgesetzt oder nachgeholt werden. Die interne Meldestelle kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden, sofern es an Erfahrung und Expertise innerhalb des Unternehmens fehlt. Dies sieht das HinSchG in § 14 ausdrücklich vor. Auch sind Sie nicht zur Einrichtung eines anonymen Meldekanals verpflichtet, sodass eine Flut anonymer Meldungen kaum zu befürchten ist. Es ist jedoch zum einen zu überlegen, auch mit weniger als 50 Mitarbeitern eine Meldestelle zu errichten oder auch die Erstattung anonymer Meldungen zu ermöglichen. Hinweisgeber lassen sich so sicherlich leichter motivieren, für eine Meldung nicht eine externe Meldestelle der Behörden, sondern interne Kanäle zu nutzen.

Fazit

Neben Schadenersatz sieht das HinSchG noch weitere Ansprüche des Hinweisgebers vor. Zudem enthält das HinSchG einige Tatbestände, welche ebenso bußgeldbewährt sind. Bereits die bloße Nichteinrichtung einer Meldestelle trotz entsprechender Verpflichtung stellt nach § 40 HinSchG bereits eine Ordnungswidrigkeit dar, die ab dem 01.12.2023 dem mit einer Geldbuße bis zu 20.000 Euro geahndet werden kann.

Verpassen Sie nicht den Stichtag und nutzen Sie die „Schonfrist“ bis zum 17.12.2023! Gern unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der Pflichten nach dem HinSchG. Wir bieten Ihnen die Auslagerung der internen Meldestelle an, wobei alle gesetzlichen Anforderungen, z. B. der Nachweis der Fachkunde, Vertraulichkeit und Wahrung der gesetzlichen Fristen und datenschutzrechtlichen Anforderungen, durch uns abgedeckt werden können. Vereinbaren Sie gern ein kostenfreies Erstgespräch.

Ihr Ansprechpartner

Rechtsanwältin Katharina Däberitz
Datenschutzbeauftragte (TÜV Nord)
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