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Die Zustimmung zum Erhalt von Newslettern per E-Mail, WhatsApp und/oder SMS/MMS ist zu einem zentralen Thema im Marketing geworden. In Zeiten strengerer Datenschutzbestimmungen und erhöhter Sensibilität für die Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass die Einholung dieser Einwilligung rechtlich korrekt und transparent erfolgt. In diesem Artikel betrachten wir die rechtlichen Aspekte sowie bewährte Praktiken für die Einwilligung in den Erhalt von Newslettern.

Rechtliche Grundlagen

Unternehmen müssen die rechtlichen Bestimmungen im Blick behalten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Nach der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (wie z.B. E-Mail-Adresse und Telefonnummer) nur rechtmäßig, wenn ein Erlaubnistatbestand des Artikel 6 Abs. 1 S. 1 DSGVO einschlägig ist.

Die Einholung einer rechtsgültigen Einwilligung vor dem Versand von Newslettern und Werbung ist gemäß § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG gar zwingend erforderlich. Newsletter fallen unter den im UWG verwendeten Begriff “elektronische Post”. Gemeint ist damit „jede über ein öffentliches Kommunikationsnetz verschickte Text-, Sprach-, Ton- oder Bildnachricht, die im Netz oder im Endgerät des Empfängers gespeichert werden kann, bis sie von diesem abgerufen wird“ (OLG Hamm, Beschluss vom 03.05.2023, Az: 18 U 154/22).

Liegt keine Einwilligung in den Erhalt “elektronischer Post” vor, stellt dies eine wettbewerbswidrige Handlung dar, die für die Versender schnell teuer werden kann.

Best Practices für die Einholung der Einwilligung

• Klare Einwilligungserklärung: Die Einwilligungserklärung muss leicht verständlich und klar formuliert sein. Nutzer müssen eindeutig darüber informiert werden, dass sie einen Newsletter abonnieren und welche Art von Inhalten sie erwarten können.
• Opt-in-Verfahren: Nutzen Sie das Opt-in-Verfahren, bei dem die Nutzer aktiv ein Häkchen setzen oder einen Button klicken müssen, um dem Erhalt von Newslettern zuzustimmen. Vorselektierte Kästchen oder vorausgefüllte Zustimmungen sind nicht zulässig und stellen keine wirksame Einwilligung dar.
• Klare Information über den Absender: Geben Sie deutlich an, von welchem Unternehmen die Newsletter stammen und wie die Nutzer den Erhalt von weiteren Nachrichten problemlos wieder stoppen können.
• Zweckgebundene Zustimmung: Stellen Sie sicher, dass die Einwilligung explizit für den Erhalt von Newslettern via E-Mail und/oder SMS erfolgt und dass keine anderen Marketingzwecke damit verbunden sind, es sei denn, der Nutzer hat dies ausdrücklich akzeptiert.

Das Double Opt-In-Verfahren ist die rechtssicherste Methode zur Einholung von Einwilligungen für den Erhalt von Newslettern, E-Mails oder SMS. Im Wesentlichen ist es ein zweistufiger Bestätigungsprozess, der sicherstellt, dass die Person, die sich für den Newsletter anmeldet, dies absichtlich und bewusst tut. Das Double Opt-In Verfahren hilft sicherzustellen, dass die Einwilligung echt ist und es reduziert das Risiko von unerwünschten oder unbeabsichtigten Anmeldungen.

Der Ablauf des Double Opt-In-Verfahrens

• Anmeldung: Ein Besucher Ihrer Website meldet sich für Ihren Newsletter an, indem er seine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in ein Anmeldeformular eingibt.
• Bestätigungsmail/SMS: Nach der Anmeldung erhält der Nutzer eine automatische Bestätigungs-E-Mail oder SMS an die angegebene Adresse oder Telefonnummer. Diese Nachricht enthält einen Bestätigungslink oder einen Code sowie weitere Informationen zum Abonnement, wie den Inhalt des Newsletters und die Möglichkeit, das Abonnement zu widerrufen.
• Bestätigung durch den Nutzer: Der Nutzer muss aktiv auf den Bestätigungslink klicken oder den Code eingeben, um die Anmeldung zu bestätigen. Dadurch wird sichergestellt, dass die angegebene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer tatsächlich von der Person kontrolliert wird, die sich angemeldet hat.
• Abgeschlossene Anmeldung: Sobald der Nutzer die Bestätigung durchgeführt hat, gilt die Anmeldung als abgeschlossen, und das Abonnement für den Newsletter oder die Marketingnachrichten wird aktiviert.

Vorteile des Double Opt-In-Verfahrens

• Höhere Qualität der Kontaktdaten: Da die Einwilligung durch die Bestätigung des Nutzers bestätigt wird, sind die Kontaktdaten wahrscheinlich gültig und korrekt.
• Reduzierung von Fehlanmeldungen: Durch den Bestätigungsprozess werden unbeabsichtigte oder falsche Anmeldungen minimiert.
• Nachweis der Einwilligung: Im Falle von Beschwerden bietet das Double Opt-In einen Nachweis dafür, dass die Person bewusst und aktiv zugestimmt hat.

Insgesamt ist das Double Opt-In-Verfahren eine bewährte Methode, um sicherzustellen, dass die Einwilligung für den Erhalt von Newslettern oder Marketingnachrichten auf einem bewussten und authentischen Entscheidungsprozess der Nutzer beruht.

Verwaltung und Dokumentation der Einwilligungen

Es ist wichtig, die Einwilligungen der Nutzer zu dokumentieren und zu verwalten. Die Dokumentation ist nicht nur wichtig, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, sondern auch, um im Falle von Streitigkeiten oder Beschwerden nachweisen zu können, dass gültige Einwilligungen vorliegen.

Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Der Status der Einwilligungen sollte regelmäßig überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die Zustimmungen weiterhin den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Insgesamt ist die ordnungsgemäße Einholung von Einwilligungen für den Versand von Newslettern per E-Mail und SMS von entscheidender Bedeutung. Unternehmen tun gut daran, transparent zu sein und den Nutzern die volle Kontrolle über ihre Zustimmungen zu geben, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen als auch das Vertrauen der Kunden zu erhalten.

Ihr Ansprechpartner

Rechtsanwältin Annegret Mayer
Master of Laws, LL.M.
zertifizierte Datenschutzbeauftragte (TÜV Süd) und Legal Process Manager (LPM)
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